Multitasking y productividad

Publicado en la Revista MisiónPyme No. 93, octubre - noviembre de 2016

Un creciente número de economistas se plantea interrogantes sobre el impacto de la revolución tecnológica de las últimas décadas en la productividad. En general se esperaba un notable incremento, pero no ha ocurrido.

Diversas interpretaciones al fenómeno han surgido. Algunos mencionan el problema de la contabilidad nacional que no captura el abaratamiento o incluso el costo nulo que tiene para los usuarios el acceso a las nuevas tecnologías, como ocurre en el caso de las comunicaciones. Otros formulan la hipótesis del rezago que se da entre las innovaciones y el impacto en la productividad; lo ilustran con el ejemplo de la introducción de los automóviles y la tecnología del vapor, que tardaron varias décadas en reflejar su impacto en las mediciones de productividad.

Puede haber una explicación complementaria que se mueve lejos de los ámbitos de la academia económica, y se encuentra en el mundo académico de la sicología. Se trata del “multitasking”. El siquiatra Edward Hallowell lo definió como “la actividad mítica en la que las personas creen que pueden realizar dos o más tareas al mismo tiempo”.

Su relación con la productividad surge cuando en el trabajo se utilizan computadores, tabletas y celulares, mezclados con diferentes actividades, creyendo que aumentan la eficiencia, cuando en realidad pueden reducirla. Entre esas actividades están “chatear” durante las reuniones, revisar correos mientras se asiste a una conferencia, participar en las redes sociales a la vez que se elabora un informe técnico, navegar en internet mientras se atiende la llamada de un cliente, etc.

Todo nace de un mito alrededor del multitasking. Se pensó hace algunas décadas que las nuevas tecnologías permitían el desarrollo de habilidades del ser humano, hasta ahora ocultas. Pero ya hace un tiempo que los sicólogos reaccionaron y, con base en numerosos experimentos, demostraron que el cerebro humano está diseñado para realizar una sola tarea a la vez.

Por lo tanto, es imposible hacer varias labores simultáneamente, salvo que una de ellas no exija una actividad intelectual compleja; por ejemplo, caminar y hablar por teléfono, o conducir el automóvil y escuchar música. En los casos que demandan un esfuerzo intelectual no hay simultaneidad, sino una secuencia de cambios de actividad; se suspende temporalmente la redacción de un informe técnico para atender la llamada de un cliente o responder un correo electrónico. Señalan los expertos que esas interrupciones reducen la productividad, por el tiempo necesario para volver a concentrarse en la tarea que fue suspendida.

Un análisis publicado en Harvard Business Review (“The Multitasking Paradox”), detectó, mediante un programa especial, el uso que hacen del tiempo en el computador los trabajadores que cambian poco su foco de trabajo y aquellos que lo cambian con frecuencia (no incluyeron el uso de celular). Los resultados muestran que alrededor del 85% de la jornada laboral del primer trabajador fue trabajo productivo, en tanto que la del segundo apenas alcanzó un 33%.

Esos resultados comprueban el enunciado de la American Psychological Association (APA): “Hacer más de una tarea a la vez, sobre todo más de una tarea compleja, tiene un costo en la productividad” (“Multitasking: Switching costs”).

Christine Rosen comenta que “un estudio realizado por investigadores de la Universidad de California en Irvine monitoreó las interrupciones entre los trabajadores de oficina; se encontró que gastaron en promedio veinticinco minutos para recuperarse de interrupciones tales como llamadas telefónicas o responder correo electrónico y volver a su tarea original”.

Jonathan Spira y Joshua Feintuch estiman que, con una pérdida del 28% de la jornada diaria por interrupciones, las pérdidas en productividad para una empresa de 10 mil trabajadores ascenderían a US$400 millones anuales. Calculan que para Estados Unidos las pérdidas en 2005 habrían ascendido a US$588 mil millones.

Los efectos también se observan en actividades diferentes a las laborales. Se ha comprobado que la combinación inadecuada de tecnología y educación reduce la calidad de la formación académica en las universidades que son permisivas con esas prácticas. Mediante experimentos se evidenció que los estudiantes a los que se les restringe el uso del computador en clase tienen mejor rendimiento que los que no tienen restricción; en ese y en otros estudios se fundamentan algunas propuestas para prohibir su uso en clases en Estados Unidos. Otros estudios han comprobado que el multitasking genera más cansancio, aumenta el estrés, ocasiona accidentes de tránsito e incluso puede afectar la capacidad cognoscitiva.

Hoy vemos que la tendencia al multitasking invadió los sitios de trabajo, las reuniones de amigos, los entornos académicos, los restaurantes y los espacios familiares. En general, en esos ambientes es creciente el aislamiento relativo entre personas que físicamente comparten el mismo espacio.

Al parecer, la tecnología le está jugando una mala pasada a la humanidad. Presuntamente su desarrollo aumentaría la productividad y liberaría tiempo para el ocio. Hoy, todos estamos más ocupados que nunca; no tenemos tiempo disponible porque siempre hay tareas atrasadas. Incluso, lo normal es que los trabajadores tiendan a alargar sus jornadas laborales para proyectar la imagen de lo atareados y comprometidos que están con la empresa. Para colmo de males, en las entrevistas laborales los aspirantes destacan su capacidad para el multitasking, como si fuera un atributo positivo.

¿Significa lo anterior que se debe rechazar la tecnología? Evidentemente, no. Pero sí hay que reeducar a los trabajadores, a los estudiantes, a los conductores y, en general a todos los usuarios sobre su adecuado uso. El paso inicial para las empresas es medir la eficiencia del multitasking y acudir a la creciente literatura que sugiere alternativas para reducir sus nocivos efectos.